Les caractères du style administratif

Tout d’abord, existe-t-il un style  administratif ?  Examinons  les textes suivants:

-1-

                                Il est certains esprits dont les sombres pensées                                                            Sont d’un nuage épais toujours embarrassées ;                                                            Le jour de la raison ne le saurait percer.                                                                        Avant donc que d’écrire, apprenez à penser.

                               Selon que notre idée est plus ou moins obscure,                                                          L’expression la suit, ou moins nette, ou plus pure.                                                        Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement,                                                              Et les mots pour le dire arrivent aisément.

                                                                            Boileau, L’art poétique, chant premier (1674).

C’est un style poétique.

 

-2-

 L’Oued se gonfla, durant la nuit d’hier, et déborda. Les eaux furieuses étaient effrayantes à l’aube. Elles fouettaient violemment les rochers et menaçaient les jardins limitrophes. Le matin, le long de la palmeraie, sur les deux rives, debout et fascinés, les enfants en haillons, les hommes et quelques vieilles femmes, chaussés ou déchaussés, méditaient l’élan des eaux superbes et majestueuses .                                                                                                                                                                                                                                                                 Ouahabi Benramdane , Les fusils dérobés (Arabe) (2018).

C’est un modeste style littéraire en prose.

-3-

Dans le cas où l’administration ne dispose d’aucun fonctionnaire éligible à la promotion par voie d’examen professionnel ou d’inscription sur liste d’aptitude, les postes budgétaires ne seront pas répartis selon les proportions statutaires de recrutement et de promotion. L’administration concernée a la latitude de réserver l’ensemble des postes budgétaires aux concours de recrutement.    

                                    Circulaire   n°   06/SP/DGFP/2010, du  05  mai  2010,  relatives   aux   modalités                                                    d’examen et d’adoption des plans annuels de gestion des  ressources humaines                                                    des institutions et   administrations publiques, point 13.

C’est un style administratif.

Une simple lecture des trois textes précédents nous permet  de déduire les observations suivantes:

– Dans les deux premiers textes, la rédaction est libre, les espaces sont ouverts.        – Dans le troisième texte, la rédaction est guidée et contrôlée.

Il s’avère que le style  administratif existe bel et bien. Il se distingue par les caractères développés ci- après:

  • La responsabilité:

L’administration est une structure hiérarchisée. Le fonctionnaire, ou tout agent public, est tenu de connaitre sa position dans cette structure. La hiérarchie, dans la pensée Wébérienne, est désignée par le terme «  Bureaucratie ». Il est évident que l’organisation fonctionne   selon son schéma  structurel : l’organigramme.

Il découle de la responsabilité, dans l’administration publique, que l’employé assume les tâches qui lui sont dévolues statutairement. Ainsi, la responsabilité, en rédaction administrative, est établie, sur le plan formel, par la griffe portant le nom du responsable et sa fonction, sa signature et le cachet de son service. La fonction du responsable dans la hiérarchie façonne son style de rédaction. En général, la relation hiérarchique est résumée dans la célèbre expression « Le subordonné propose; le supérieur dispose ».

  • L’objectivité :

La subjectivité, antonyme de l’objectivité, est un caractère fondamental du style littéraire poétique ou en prose. Le style subjectif est caractérisé par l’expression des sentiments: la passion, la joie, la fierté, l’extase, la douleur, la terreur, l’angoisse, la haine, la tristesse…

Par contre, le style administratif fait appel à la rationalité et à la raison. C’est un style de description de  l’état des lieux, de diagnostic, d’analyse et de solutions. Administrativement, on n’écrit pas :

– c’est avec une joie indescriptible que…,                                                                     – j’ai lu votre désagréable lettre,…                                                                               – c’est avec une horrible stupéfaction que j’ai constaté…

On doit, donc,  s’abstenir d’écrire une lettre ou autre écrit administratif lorsqu’ on est dans un état d’extrême joie ou de grande colère. L’idéal est d’écrire lorsqu’ on est dans l’état naturel.

  • La neutralité :

La neutralité est un synonyme de  l’impartialité ; c’est « l’état d’une personne qui reste  neutre ».(Le petit Larousse illustré, 2008). Il s’agit d’une position impartiale entre deux ou plusieurs parties. Elle est le caractère qui aide  à concrétiser  la valeur de l’équité.

  • La prudence :

La prudence  est  une qualité  nécessaire à  l’exercice  de  la  responsabilité. C’est une « attitude qui consiste à peser à l’avance tous ses actes, à apercevoir les dangers qu’ils comportent et à agir de manière à éviter toute erreur, tout risque inutile ». (Le petit Larousse illustré, 2008).

Alors, le responsable ne doit pas s’aventurer à rapporter  des faits qui ne sont pas confirmés par constations incontestables ou pièces justificatives. Les écrits inexacts peuvent être qualifiés d’infractions par les juridictions. Il résulte de ce qui précède que la  sincérité, valeur éthique,  ne peut être qu’efficace pour éviter la communication des données erronées.

En cas d’incertitude, il convient d’utiliser les mots et formules de prudence comme :        – Cependant,…                                                                                                              – Toutefois ,…                                                                                                                – Généralement,…                                                                                                          – Il parait que…,                                                                                                              – Sous réserve que…

  • La clarté  

Le texte clair est aisément compris par le récepteur. Mais, la clarté  du texte  dépend, en premier lieu,  de la clarté de l’idée que le rédacteur désir exprimer. Elle dépend aussi  de  la capacité de compréhension du récepteur. Ainsi, le destinateur(émetteur) doit choisir les expressions qui conviennent à la catégorie du destinataire(récepteur). Les mots forment un code commun aux parties de la communication. Les cadres de références professionnels des médecins, à titre d’exemple, diffèrent de ceux des professeurs de l’enseignement ; chaque  catégorie de professionnels dispose  d’un lexique spécifique. Lorsque le message est adressé au grand public, la clarté doit être vivement pratiquée, notamment par  la simplification et l’emploi des mots sociétaux les plus courants. En tout état de cause, il est préférable de choisir, entre synonymes, le mot le plus usuel.

Le degré de  clarté dépend également de la forme de la correspondance ou document administratif: espaces entre paragraphes,  police des caractères, couleur du texte(foncée ou terne), justification des lignes, les marges…

En outre, il est évident que  la ponctuation est d’une importance  capitale, quant à la clarté du texte.

  • La concision

La concision est la brièveté. Ecrire en style concis c’est  utiliser « peu de mots pour exprimer beaucoup de choses ». (Microsoft® Encarta® 2009). Elle consiste à économiser les mots en produisant le maximum d’idées. C’est l’économie des mots et la richesse en informations. Il s’agit d’une optimisation rédactionnelle. Mais, en  appliquant  la concision, le texte doit conserver toute son élégance administrative.

  • La précision

Contrairement à la prudence, la précision consiste  à annoncer,  clairement, une position  concernant une situation, à citer les éléments exacts  des références : actions, heure, numéros d’ordre et dates des textes,documents et écrits administratif référencés.  L’expression doit être  précise si les données sont disponibles et certaines. Sinon, la prudence  est le caractère alternatif.

Exemple:                                                                                                                               En application de la circulaire n° 07 du 28 avril 2011, relative aux critères de              sélection aux concours sur titre pour le recrutement dans les grades de la                  fonction   publique, j’ai l’honneur de….

Mais, il est préférable de citer la circulaire comme référence, sous l’objet de la lettre administrative. Ainsi, en éliminant les enchâssements, la phrase sera plus courte :

Objet : Recrutement des administrateurs  

Référence : Circulaire   n° 07 du 28 avril 2011, relative aux critères                                                de sélection aux  concours sur titre pour le recrutement                                                dans les grades de la fonction publique                                                                                                         

       En application de la circulaire citée en référence, j’ai l’honneur de… 

  • La synthèse

La synthèse est une «opération intellectuelle par laquelle on réunit en un tout cohérent, structuré et homogène divers éléments de connaissances concernant un domaine particulier». (Le petit Larousse illustré, 2008). Le texte administratif  comporte, en règle générale, une introduction, un développement et une conclusion. Il traite un sujet donné dont tous les éléments doivent être mentionnés. Ainsi, il importe que les paragraphes soient logiquement liés  sur les plans du fond et de la forme.

  • La courtoisie

La correction et la courtoisie sont des obligations exigées dans l’administration  publique. En effet  ” Le fonctionnaire doit agir avec correction et déférence dans ses relations avec ses supérieurs hiérarchiques, ses collègues et ses subordonnés” (article 52 du statut général de la fonction publique algérien).

En plus, il est ” tenu d’agir envers les usagers du service public avec courtoisie et diligence”(article 53 du statut général de la fonction publique algérien). Ces obligations,  en rédaction administrative, consistent à éviter certaines expressions négatives et choisir d’autres positives.

En bref, c’est le respect par écrit. Par conséquent, il faut s’abstenir d’utiliser, à titre d’exemple, les formules suivantes:

        – votre demande est rejetée…                                                                                        – je ne peux accepter votre candidature à cause de votre bas niveau…

En revanche, on utilise  les  formules de respect  du genre:

   – je ne peux  réserver, actuellement, une réponse favorable à votre demande…                                                            

   – votre candidature n’a pu être retenue au motif que vous ne remplissez pas les conditions de titre requises par ...

  – Je ne manquerai pas, dès qu’il sera possible, de …

Enfin, Si le style administratif n’admet pas les expressions subjectives, la politesse doit toujours le caractériser. L’expression  « j’ai l’honneur de… » Est la formule de courtoisie la plus usuelle dans les lettres administratives. Toutefois, il ne faut pas qu’elle soit exagérément exprimée. Son utilisation, une à deux fois, à la place qu’il faut, est largement suffisante.

Par ailleurs, les organisations publiques n’ont pas échappé aux mutations organisationnelles de la mondialisation. En fait, peu à peu, le nouveau management public( New public management) s’installe au sein de la fonction publique.

En matière de rédaction administrative, on commence à employer des expressions de courtoisie empruntées à la rédaction commerciale. Certaines lettres émanant de la direction générale de la fonction publique, en Algérie, portent déjà des formules  de ce genre : Veuillez agréer, Monsieur le directeur général, l’expression de ma parfaite considération.

 

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