Les formules administratives

Les formules administratives

Introduction

Pour le responsable débutant, c’est un moment difficile que celui d’écrire   son  premier texte administratif. Mais, l’art de la rédaction administrative  lui offre les formules et techniques susceptibles de rendre sa mission facile, voire agréable.                                                                                                                                            Il est toujours utile de rappeler que le texte administratif, en général, est composé d’une introduction, un développement et une conclusion. Evidemment, ces composantes  doivent être logiquement liées.

En dépit de la froideur du style administratif découlant de son objectivité, le texte administratif satisfaisant doit garder son élégance particulière. Cette spécificité est due, principalement, à l’utilisation de certains mots et formules, selon les techniques de la syntaxe.

Dans cet ordre d’idées, nous citons, ci-après, des formules  introductives, de développement et de conclusion d’usage dans la rédaction administrative.

1.Les formules introductives

En pratique, les formules introductives sont de deux types: celles ayant une référence, et celles qui sont avec ou  sans référence. Les références peuvent être des textes juridiques, correspondances, documents administratifs,…

1.1  Les formules introductives avec renvoi à une référence:
  •   En réponse à votre lettre citée en référence, j’ai l’honneur de…,   
  •   Par lettre du…, vous avez bien voulu…,                                                                   
  •  En application de l’instruction citée en référence, j’ai l’honneur…,                          – 
  • En application du décret…du…, j’ai l’honneur de…,                                                 
  • Par envoi cité en référence vous m’avez transmis…,                                                – 
  • Par lettre citée en référence, vous m’avez saisi au sujet de…,                                 – 
  • Par lettre du…vous m’avez signalé…
1.2 Les formules introductives avec ou sans renvoi à une        référence:

Parmi les caractères du style administratif, nous avons cité le respect hiérarchique. En conséquence, la position du signataire de la lettre administrative  dans la hiérarchie a une influence sur le choix des mots et formules à utiliser.

Généralement on fait  la distinction entre le  cas où la  lettre administrative est  destinée à un supérieur et celui où elle est destinée à un égal ou subordonné.

1.2.1  La lettre administrative destinée à un supérieur :
  • J’ai l’honneur de vous proposer…,
  • ……………………………… rendre compte…,
  •  ………………………………exposer…,
  •  …………………………….. demander de bien vouloir…,
  • ……………………………….transmettre…,
  • ……………………………….faire parvenir…,
  • ………………………….. ….de soumettre (au visa, signature, approbation, avis)…,
  • Je tiens à porter à votre connaissance…,
  • J’ai l’honneur d’appeler votre attention sur…,
1.2.2  Lettre administrative destinée à un égal ou                        subordonné :
  • J’ai l’honneur de vous envoyer…,
  •  ………………………………adresser…,
  • ……………………………… rappeler…,
  • ……………………………….faire connaître que…,
  • ……………………………….faire savoir…,
  • ……………………………….signaler…,
  • ……………………………….informer…,
  • ……………………………….demander de vouloir bien…,
  • Il m’a été signalé que…,
  •  Mon attention a été appelée sur…

2.Les formules d’exposition ou de               discussion :

2.1  Pour exprimer une précision
  •  Dans ce contexte,  je précise que…    
  • J’ai constaté que…, 
  • Je rappelle…, 
  • je souligne…,
  • Je signale.  
2.2 Formules avec moins de courtoisie:
  • À cet égard, je ne peux que  prendre en considération…,
  • Je me permets de …,
  • Je ne peux que…,
2.3 Formules autoritaires:
  • Il n’est pas exclu que…,
  • Il vous appartiendra de …,
  • Je ne suis pas sans savoir (connaître)…,
  • Il relève de votre compétence…,
  • Il relève de ma compétence…,
2.4 Formules pour ordonner:
  • À titre principal, à titre secondaire (subsidiaire),
  • D’une part/ D’autre part,
  • Par ailleurs…,
  • Enfin,…,
  • En revanche,…,
  • Tout d’abord,…
  • Avant…,
  • Après…,
  • Ensuite,…,
  • …ci-après,
  • …ci- dessous…
2.5  Formules  relatives aux délais
  • dans les plus brefs délais,
  • …dans le meilleur délai,
  • …sans délais,
  • en urgence,
  • Actuellement,…/…, actuellement,…,
  • Présentement,…,
  • …à compter du …,
  • En attendant…,
  • …, aussitôt que possible,…,
  • …dès que possible,
  • …, le plus tôt possible,
  • …au plus tard…,
  • …sans tarder…,
  • Une fois que…,
  • …entre-temps,…,
  • …au fur et à mesure…,
  • …incessamment…
2.6  Pour indiquer une référence
  • cité en référence,
  • …sus-référencé,
  • …ci-dessus référencé,
  • …suscité,
  • …précité,
  • …sus-indiqué,
  • …sus mentionné,
  • …dont il s’agit,
  • …en question…
2.7  Pour renforcer l’idée précédente (Addition):
  • Aussi,
  • Ainsi,
  • En outre,
  • En plus,
  • J’ajoute…
2.8  Pour exprimer  l’opposition ou restriction:
  • Cependant,…,
  • Toutefois,…,
  • En revanche,…,
  • Or,…,
  • Mais,…,
  • Néanmoins,…,
  • En dépit de…,
  • Nonobstant…,
  • Malgré…,
  • Pourtant,…,
  • A l’exception de…,
  • A l’exclusion de…/…, à l’exclusion de…,
  • …, excepté…,
  • …, sauf…,
  • Hormis…/…, hormis…,
  • Sans préjudice de…,
  • Sous réserve de…/…sous réserve de…,
  • …sauf si…
2.9 Formules  de transition d’un paragraphe à un autre:
  • Dans ce contexte,…,
  • À cet effet,…,
  • À cet égard,…,
  • Au regard de…,
  • En effet,…,
  • Par ailleurs,…,
  • En fait,…,
  • En ce qui concerne…,
  • Quant à…

    3. Formules de conclusion:

  • En conséquence, il convient de…
  • Par conséquent,…
  • En définitive, il y a lieu de…
  • En conclusion, je vous invite à… ….
  • Compte tenu de ce qui précède, je vous demande ( enjoins, ordonne, prie)…,
  • Enfin, il est souhaitable ( préférable)…,
  • Je vous prie de vouloir bien… (de supérieur à subordonné),
  • Je vous prie de bien vouloir… (du subordonné à supérieur)
  • J’attacherai du prix à…,
  • J’attacherai le plus grand intérêt à…,
  • Je ne puis (peux) que vous laisser le soin de…,
  • Je vous serai(s) reconnaissant…,
  • Vous voudrez bien prendre les dispositions pour…,
  • Vous voudrez bien veiller à la stricte application de la présente note et en assurer une large diffusion…,
  • Je vous saurai (s) gré…,
  • Je vous prie de veiller à l’application…,
  • Je vous prie de me saisir des difficultés éventuelles…,
  • Compte tenu de ce qui précède, j’ai l’honneur de vous proposer…
Conclusion

Dans cette contribution nous avons présenté des expressions originellement française. De cela, il résulte que les  formules qui y sont exposées ,véhiculent, parfois, des éléments culturels spécifiques au pays d’origine de cette langue.

À titre d’exemple, la rédaction administrative en français prône l’emploi de                 « envoyer  et vouloir bien » par le supérieur, et « transmettre » et « bien vouloir » par le subordonné. Ce détail linguistique n’est pas évident  dans des pays autres  que la France, même si leurs administrations sont francophones.  La coutume, tant qu’elle est légitime, est une source de droit. Ainsi, il est  logique que certaines formules qui font partie des coutumes d’un pays ne soient pas forcément d’usage dans un autre. Mais, le français demeure,certainement, une très belle langue.

Il convient aussi de souligner les convergences des grammairiens et auteurs d’ouvrages de rédaction administrative sur la validité de certaines expressions.

Enfin, il nous semble que le nouveau management public avance, lentement  mais sûrement, dans le champ de la rédaction administrative. En effet, on constate que l’administration publique commence à emprunter à la rédaction commerciale certaines formules de courtoisie, à titre d’exemple.

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