Les écrits administratifs

Les écrits administratifs

Introduction

Nous rappelons que l’écrit est la forme communicationnelle privilégiée de l’administration publique. Cette dernière produit énormément d’écrits administratifs ayant des caractères communs, mais qui se distinguent aussi bien par leur forme que par leur contenu. Il importe, aussi, de souligner que chaque type d’écrit est utilisé pour un but bien précis. Les principaux écrits administratifs sont : La lettre , la note, le procès-verbal, le compte rendu, le rapport, la décision ou arrêté, le bordereau d’envoi, l’avis et le communiqué.

1. La lettre

Méthodiquement, il existe plus d’une approche pour présenter la lettre. Cependant, Nous préférons la distinction basique entre lettre administrative et lettre privée. Cette approche convient à la distinction entre droit public et droit privé, fonction publique et secteur économique, et par conséquent entre management public et  management de l’entreprise économique. Dans le chapitre 1er  intitulé La communication dans le secteur public algérien, proposé dans notre ouvrage La communication managériale écrite, nous avons mis en exergue la différence entre  secteur de la fonction publique et secteur économique en Algérie. Pour davantage d’éclairage sur ce sujet, Il est souhaitable  de  revisiter le chapitre en question.

1.1 La lettre administrative

La lettre administrative est la lettre émanant des institutions et administrations publiques. Le plus souvent, elle est en « forme administrative » ; parfois, elle est en « forme personnelle ».

1.1.1 La lettre en « forme administrative » :

Selon Jacques Gandouin (Correspondances et rédaction administratives, 1966, p 123), la lettre administrative proprement dite est « la lettre échangée entre deux services publics ».
En Algérie, on peut la considérer comme étant la lettre échangée entre institutions et administrations publiques. Bien entendu, les institutions et administrations publiques sont celles énumérées par l’article 2, alinéa 2, du statut général de la fonction publique . Par conséquent, la lettre purement administrative est la lettre qui s’échange entre institutions et administrations relevant de la fonction publique. Dans le chapitre premier de notre ouvrage La communication managériale écrite intitulé La communication dans le secteur  étatique nous y avons fait la distinction entre secteur de la fonction publique et secteur économique.
La lettre en “forme administrative” est une communication écrite externe. En d’autres termes, elle ne s’échange pas à l’intérieur d’une même institution ou administration. En fait, La communication administrative interne est pratiquée par l’emploi d’autres écrits administratifs, tel que la note.

1.1.1.1 Présentation de la lettre en «forme                                      administrative»

En Pratique, la lettre en « forme administrative » comprend les éléments suivants :
– L’entête,
– Le timbre,
– Le numéro d’enregistrement,
– La date et le lieu,
– Le destinateur(l’expéditeur),
– Le destinataire,
– L’objet,
– La référence,
– Les pièces jointes,
– Le corps de la lettre,
– La fonction du signataire,
– L’identité du signataire,
– Le cachet de l’administration,
– La signature du responsable (signataire).

1.1.1.2  Les types de lettres en « forme administrative »

Généralement, les lettres en « forme  administrative » sont  classées comme suit :

  • Les lettres de transmission de documents (d’accompagnement). Elles se distinguent par la formule « J’ai l’honneur de vous transmettre, sous le présent pli, le… »,
  • Les lettres d’information,
  • Les lettres de demande d’avis ou d’approbation,
  • Les lettres de rappel,
  • Les lettres d’explication
  • Les lettres d’accusé de réception. Le responsable écrit alors « J’ai l’honneur d’accuser réception d…

                                           Modèle de lettre ” en forme administrative”                                           (type: lettre de transmission, confectionnée par l’auteur à des fins purement pédagogiques)

République algérienne démocratique et populaire

Ministère de l’enseignement supérieur          Tlemcen, le 02 Janvier 2019    et  de la recherche scientifique                                                                        Ecole supérieure de management à Tlemcen                                                Le secrétariat général                                                                                      N° 01/E.S.M.T/S.G/2019

                                                   À Monsieur                                                                                Le Ministre de l’enseignement supérieur                                                               et  de la recherche scientifique                                        Direction des ressources humaines

Objet : Promotion au grade de professeur                                                      P. Jointes : cinq (05) dossiers

En réponse à votre lettre n°109 du 20 Décembre 2019,  relative à la qualification pour la promotion au grade de professeur, j’ai l’honneur de vous transmettre, sous le présent pli, les dossiers concernant les maîtres de conférences classe A, exerçant à l’école supérieure de management à Tlemcen, justifiant de cinq (05) années de service effectif en cette qualité.

Veuillez agréer, Monsieur le ministre, ma considération distinguée.

 

                                                                                 Le directeur                                                                                      (Signature, Nom et prénom du                                                                     signataire,  cachet rond de l’école)

 

 

1.1.2 La lettre administrative « en forme personnelle »

 La lettre administrative  « en forme personnelle »  est celle adressée par une institution ou administration publique à une organisation ou personne privée.C’est le cas ou la Wilaya( Préfecture) écrit à:

  • Une entreprise économique publique (ex : Naftal Algérie, Algérie télécom),
  • Une entreprise commerciale privée (ex : L’exquise Tlemcen, Soumam Algérie),
  • Une personne privée (Madame Khadidja Salam…),
  • Une association…

Pour éviter toute équivoque, nous devons noter que la lettre adressée par une entreprise publique ou privée, ou par une personne privée à une administration publique est une lettre privée. 

La littérature classique de la rédaction administrative précise que la lettre administrative « en forme personnelle »  comporte au début une formule d’appel (Monsieur, madame,…), et une formule de courtoisie à la fin (Ex : Veuillez agréer, Monsieur, ma parfaite considération.) et ce, contrairement à la lettre « en forme administrative ».

Cependant, il nous parait que cette distinction n’est plus d’actualité partiellement. En effet, si on ne constate pas de formule d’appel dans les lettres « en forme administrative », la formule de courtoisie, en revanche, est déjà d’usage dans certains écrits émanant de la direction générale de la fonction publique Algérienne.

On déduit, donc, que la seule différence rédactionnelle qui existe entre la lettre « en forme administrative » et celle «  en forme personnelle » est la formule d’appel au début de la lettre : Monsieur, Madame.

 Mais, en dépit de toutes les particularités soulignées , il ne faut pas se surprendre si un jour la lettre en forme administrative comportera une formule d’appel, à l’instar de la lettre « en forme personnelle » !

S’agissant des requêtes formulées par les fonctionnaires ou par d’autres citoyens et adressées à l’administration publique, on ne peut les considérer comme étant des lettres administratives. Ce sont des demandes ou requêtes qui n’émanent pas des services de l’administration publique. Les considérer comme type de lettre privée, nous semble plus convenable.

En tenant compte des formules d’appel et de courtoisie contenues dans les deux lettres échangées entre le président français Charles  De Gaulle, président de la république française, et Abderrahmane Farés, président de l’exécutif provisoire de l’Etat algérien, après la proclamation des résultats du référendum d’autodétermination du  01/07/1962, nous insérons ces écrits , en tant que lettres administratives à caractère personnelle. Elles  ont été publiées au journal officiel de l’Etat  Algérien n° 1, du Vendredi 06/07/1962.

(Signature, Nom et  prénom, cachet                                                                                  rond de l’établissement)

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                                LETTRE DU PRÉSIDENT  DE LA RÉPUBLIQUE FRANÇAISE                                                                                                                 au                                                                                           PRÉSIDENT DE L’ EXÉCUTIF PROVISOIRE DE L’ETAT  ALGÉRIEN   

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LE GÉNÉRAL DE GAULLE

                                                                                                Paris, le 3 juillet 1962

                             Monsieur le Président,

               La France a pris acte des résultats du scrutin d’autodétermination du  1er juillet 1962 et de la mise en vigueur  des déclarations du 19 mars  1962. Elle a reconnu l’indépendance de l’Algérie.

             En conséquence, Conformément au chapitre 5 de la déclaration générale du 19 mars 1962 les des compétences afférentes à la souveraineté sur le territoire des anciens départements français en Algérie, sont, à compter de ce jour, transférées à l’Exécutif provisoire de l’Etat algérien.

       En cette solennelle circonstance, je tiens à vous exprimer, Monsieur le Président, les vœux profondément sincères, qu’avec la France tout entière, je forme pour l’avenir de l’Algérie.

          Je vous prie de croire, Monsieur le président, à ma haute considération.

                                                                                                           C. DE GAULLE.

 

 Monsieur Abderrahmane FARES                                                                                                                 Président                                                                                                                                De l’Exécutif Provisoire                                                                                                                        De l’Etat Algérien

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                         LETTRE DU PRÉSIDENT DE L’ EXÉCUTIF DE L’ETAT ALGÉRIEN                                                                                                             au                                                                                                                                     PRÉSIDENT DE LA  RÉPUBLIQUE FRANÇAISE

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   EXÉCUTIF PROVISOIRE                                                                                                                                                       DE                                                                                          Rocher Noir, le 3 juillet 1962           L’ETAT ALGÉRIEN                                                                                                                                      ___

        Le Président

  

                                 Monsieur le Président,

         J’ai l’honneur, au nom de l’Exécutif Provisoire Algérien, de vous accuser réception de votre message et de prendre acte de la reconnaissance officielle, par la République française, de l’Indépendance de l’Algérie.

      Conformément au chapitre 5 des déclarations d’Evian du 19 Mars 1962, l’Exécutif Provisoire a ainsi reçu ce jour transfert des compétences afférentes à la souveraineté sur le territoire algérien.

        Je vous remercie des vœux sincères que vous formulez à l’adresse de l’Algérie et j’exprime à mon tour, au nom de l’Exécutif provisoire en cette journée historique, des vœux sincères pour la France et pour une coopération féconde et prospère entre nos deux pays.

     Je vous prie de croire, Monsieur le président, à l’expression de ma haute considération.

A. FARES.

 

  Général De GAULLE                                                                                                                                 Président                                                                                                                                              de la                                                                                                                          République Française

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1.2 la lettre privée

La lettre privée est toute lettre  dont l’expéditeur n’est pas une institution ou administration relevant du secteur de la fonction publique. Nous la subdivisons en deux (2) types. Il s’agit de la lettre commerciale (d’affaires), et de la lettre personnelle. La définition  de la lettre privée que nous avons proposée ci-dessus, puisée dans la pratique, est valable en Algérie et en tout Etat consacrant les mêmes critères de distinction entre la fonction publique et le secteur économique public et privé.

1.2.1 La lettre commerciale

La lettre commerciale ou lettre d’affaires est toute lettre émanant d’une entreprise économique, privée ou publique, assujettie  aux règles du droit privé, notamment  commerciales. 

La lettre commerciale est un écrit par lequel une entité économique,  publique ou privée, communique avec les administrations et institutions publiques, les entreprises publiques ou privées, les particuliers, clients ou fournisseurs.

Elle doit être  caractérisée par la prudence, la clarté, la précision, la concision, la synthèse et la courtoisie.

Cependant, en remarque qu’elle comporte des formules très souples et est d’une courtoisie variée et relativement abondante. Cela découle évidemment de sa qualité de fournisseur et de client, selon le cas.

La satisfaction du fournisseur est atteinte par le plus grand  profit possible. En revanche, celle du client est atteinte par l’achat au prix le plus bas. L’entreprise est parfois client et parfois fournisseur.  Mais, c’est l’entreprise – fournisseur, en perpétuelle recherche de gain, qui explore le marché libre pour cibler, attirer et fidéliser sa clientèle. Le marketing se place alors au cœur de la communication entrepreneuriale. La rédaction commerciale en fait partie essentielle.

En fait, l’entreprise économique œuvre, en premier lieu, pour survivre,  évoluer et s’épanouir dans un contexte concurrentiel. La responsabilité sociale, pratiquement, n’est qu’un souci entrepreneurial de second rang, en dépit de toutes les obligations juridiques.

En effet, l’entreprise publique, comme celle du secteur privé, est de nature économique, soumise aux règles du droit privé et ne représente pas les pouvoirs publics. Les objectifs économiques dictent leur langage adressé aux « clients » et aux « fournisseurs », et non pas aux « usagers du service public ». Ne dit-on pas que le client est roi ?

De par sa nature, l’activité économique  favorise un langage souple et commercial : une générosité en termes de courtoisie (formule d’appel et courtoisie finale), la mise en exergue du logo et appellation commerciale  (marketing  au lieu de l’entête  étatique), la position dans le marché, les facilitations proposées aux clients…

Par conséquent, la lettre commerciale répond aux attentes lucratives de l’entreprise économique, aussi bien dans sa forme que dans son contenu.

On remarque, dans  ce même ordre d’idée, qu’on emploi, dans la lettre commerciale, des formules de courtoisie  du genre :

  • J’ai le plaisir de …,
  • Veuillez agréer, Monsieur, mes cordiales salutations,
  • La livraison des marchandises s’effectue selon votre convenance

Enfin, la lettre commerciale s’apparente à la lettre administrative « en forme personnelle », en formule d’appel ou titre de civilité et en formule de courtoisie. Toutefois, Elle s’en distingue par les éléments de l’en-tête :

  • le logo,
  • le nom commercial,
  • la mention de la nature juridique de l’entreprise,
  • le capital de l’entreprise.

                                             Modèle de lettre commerciale

 

 Easy Edition                                                                      Antalya, le ……………..

………………………..                                                                                . ………………………..                                                                              …………………………                                                                             ………………………..

À Monsieur  (Madame) …………..

(Adresse personnelle) 

Cher professeur,

Nous avons le plaisir de vous informer que notre maison ‘’ Green wave Easy Edition ‘’ propose, contre payement, l’édition, en arabe, en français et en anglais, selon la procédure ‘’ Self Publishing ’’.

Cette démarche nous permet d’éditer vos ouvrages  et travaux de recherche sur les plateformes les plus célèbres au monde : Amazon Kindle, Google books, Google Play,  lulu etc.

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 L’équipe de travail à ‘’ Green wave Easy Edition ‘’ est à votre écoute, et  vous souhaite une nouvelle année académique pleine de succès.

 Veuillez  accepter, cher professeur, notre parfaite considération.                                                                                                                                                                                                    Le chargé de la communication

( signature, nom et prénom de l’auteur                                                                                et cachet du service)

 

1.2.2   La lettre personnelle

C’est la lettre ordinaire échangée entre personnes à titre familial ou amical, pour exprimer des vœux, félicitations, condoléances ou faire part des nouvelles.

Il s’agit d’un écrit libre, mais respectueux ! C’est  le terrain fertile pour la belle subjectivité ! En voici, ci-après, un petit exemple : Un courriel que j’ai envoyé à l’une de mes nièces.

Exemple de lettre personnelle

(En réponse à un courriel  parvenu de Paris)

                                                                                                Remchi, le 20/08/2019

Cher Soumeya,

Alhamdoulillah, je me porte bien, chère Soumeya. Tu sais, tu m’as rappelé une expression qu’une enseignante Suisse de langue française répétait en classe, à l’époque  où j’avais 17 ans environ. Elle disait: ” Il y a des jeunes vieux et des vieux verts”.

Maintenant, je prétends être un vieux vert, mais moins vert que mon frère, votre père!  Je suis ravi d’avoir reçu votre message. Un message spontané, ponctué et vert comme un beau printemps.

Paisible nuit, princesse Soumeya – Ton oncle Benramdane.

2. La note

Contrairement à la lettre, la note  est un écrit administratif interne, le plus souvent courte, adressée soit à un ou plusieurs responsables, soit aux ressources humaines appartenant à une seule entité administrative publique. Il existe plusieurs types de notes : la note de service, la note (note correspondance), la note administrative et la note de synthèse. 

la note de service et la note tout court, dite note correspondance sont les deux types les plus utilisées dans la fonction publique algérienne. 

2.1 La note de service

La note de service est un écrit administratif interne adressé par le supérieur hiérarchique aux ressources humaines sous son autorité, pour les informer sur des dispositions juridiques, mesures administratives, orientations pratiques etc.          Elle doit être rédigée avec le maximum de clarté du fait qu’elle est adressée, en même temps, aux diverses catégories d’agents publics. Ce type de note est porté à la connaissance des destinataires par diffusion et large affichage dans tous les services et unités.
En Pratique, la note de service comprend les éléments suivants :
– L’entête,
– Le timbre,
– Le numéro d’ordre,
– La date et le lieu,
– Le titre : Note de service,
– L’objet,
– La référence, le cas échéant,
– Les pièces jointes, le cas échéant,
– Le corps de la lettre,
– La fonction du signataire,
– L’identité du signataire,
– Le cachet de l’administration,
– La signature du responsable (signataire).

2.2 La note (dite note correspondance)

La note, tout court, ou note correspondance (Yolande Ferrandis, 1996, p.166) est un écrit administratif interne adressé à un subordonné, égal ou supérieur. Elle permet au responsable supérieur d’adresser des orientations ou directives à un ou plusieurs responsables qui lui sont subordonnés.

Elle peut être aussi adressée à un égal ou supérieur hiérarchique, sur un sujet précis. Cependant, dans les institutions et administrations algériennes, ce type de notes est adressé par les supérieurs hiérarchiques à leurs subordonnés. En pratique, il parait que les subordonnés présentent à leurs supérieurs hiérarchiques des ” compte- rendus ” ou ” rapports ” au lieu des notes.

République algérienne démocratique et populaire

Wilaya de……                                                                                      Etablissement public de santé                                                                                    de proximité de ……                                                                                                  N°…/ EPSPR /2019

                                                               Note                                                                                                   À l’attention de Messieurs et mesdames                                   les S/directeurs

Objet : Élaboration du plan d’action 2019 

L’élaboration d’un plan d’action général est un outil obligatoire pour le fonctionnement de l’établissement, en fonction des ressources humaines, matérielles et financières disponibles.

À cet effet, j’ai l’honneur de vous demander de bien vouloir réajuster vos avant- projets de plans d’action, chacun en ce qui le concerne, en tenant compte des crédits budgétaires accordés pour l’année en cours.

Les opérations proposées doivent être  discutées en briefing avec vos collaborateurs pour  qu’elles soient spécifiques, mesurables, approuvées et réalisables dans une durée déterminée.

 Afin  que le plan d’action de l’établissement soit homogène, vous êtes tenus de présenter  vos propositions en  réunion prévue le 20/08/2019.

                                                                                           Le directeur

 

2.3 La note administrative

La note administrative est un écrit qui consiste en la reformulation concise, structurée et cohérente du contenu d’un ensemble de textes juridiques et documents administratifs traitant une thématique précise. Il s’agit donc de faire ressortir, harmonieusement, l’essentiel des références disponibles.

Elle sert à mettre en évidence, généralement sur demande d’un supérieur hiérarchique, les modalités de mise en œuvre des dispositions relatives à une situation.

 La  note administrative est un  outil d’aide à la prise de décision. C’est pour cela que le rédacteur est mis en situation, pour extraire les idées nécessaires à même d’aider le décideur à aboutir à une décision  satisfaisante.  Elle peut être assortie de  propositions ayant trait à son objet.

Par exemple, le directeur de l’établissement hospitalier de Biskra  demande au sous-directeur des ressources humaines, l’élaboration d’une note administrative focalisée sur  le sujet suivant :

La mise en œuvre des dispositions relatives aux droits des personnels hospitaliers durant la garde médicale.

La structuration  de  la note est indispensable. Il s’agit  de la conception d’un plan équilibré, comportant deux parties. Chaque partie  est subdivisée en deux sous-parties. Il importe alors  que les parties, sous-parties et paragraphes soient logiquement liés  sur les plans du fond et de la forme. La structure logique et équilibrée du texte « scientifise » son contenu.  Il en résulte que l’élaboration d’un plan est incontournable.

2.4 La note de synthèse

La note de synthèse est également un écrit de reformulation du contenu, à l’instar de la note administrative. En effet, la quasi-totalité  des caractéristiques de ces deux types de note sont les mêmes, exception faite pour quelques-unes.

En fait, elle se  distingue de la note administrative notamment par la diversité des références. En outre, elle répond à un souci à  caractère problématique. Elle tend vers le domaine de la recherche, et le rédacteur n’est pas mis en situation. Elle donne un large éclairage sur une question dans un domaine de recherche donné.

Son élaboration est réalisée à partir d’ une bibliographie variée, englobant les textes juridiques, les ouvrages, les articles de presse etc.

En France, la note de synthèse fait partie, le plus souvent, des épreuves pour l’accès aux emplois administratifs. Sa rédaction est l’épreuve « redoutée » par les candidats. Cependant, l’application des règles générales de la rédaction administrative facilite sa formulation. Le candidat est tenu de formuler, à titre d’exemple, une note de synthèse,  en réponse à l’interrogation suivante :

Quels sont les caractéristiques du chômage en milieu urbain et ses conséquences sociales en Algérie?

Certes, la distinction entre  note administrative  et note de synthèse est si délicate au point  qu’ il n’y a que la note administrative pour  certains auteurs . On déduit de cette vision que c’est la formulation du sujet qui  détermine les détails à mettre en évidence dans la note : avec ou sans argumentation, propositions etc.

Néanmoins, si l’on doit faire une distinction  entre note administrative et note de synthèse, nous dirons que :

  • L’auteur de la note administrative est mis en situation, alors que le rédacteur de la note de synthèse s’intéresse à formuler une réponse à caractère général,
  • Les références de la note de synthèse sont plus diverses que celles de la note administrative,
  • Si la note de synthèse tend vers la formulation d’une réponse à une problématique, la vision dans la note administrative, en revanche, est limitée par la législation, la réglementation et les données comptables et statistiques, en principe, officielles.

3. Le bordereau D’ENVOI

Le bordereau d’envoi est l’écrit utilisé pour la transmission  de  documents entre institutions et administrations publiques chaque fois qu’il n’est pas nécessaire de formuler des explications par lettre d’accompagnement (de transmission).Il s’agit d’un document facile, ne nécessitant pas la technicité rédactionnelle de la lettre ou des autres écrits administratifs, ce qui permet l’acheminement rapide des documents. Un exemplaire du bordereau doit accompagner l’original, en demandant au destinataire de retourner cet exemplaire avec mention d’accusé de réception le…ou Reçu le…

3.1 Les éléments du bordereau d’envoi

Le bordereau d’envoi comprend les éléments suivants :
– L’en-tête,
– Le timbre,
– Le numéro d’enregistrement,
– La date et le lieu,
– La mention : Bordereau d’envoi,
– Le destinataire (récepteur),
– La colonne de la désignation des pièces à transmettre,
– La colonne du nombre des pièces  et du nombre des exemplaires (ex : 1×4),
– La colonne réservée aux observations,
– La fonction du signataire,
– L’identité du signataire,
– Le cachet de l’administration,
– La signature du responsable (signataire).

3.2  Les observations dans le bordereau d’envoi

Les observations du bordereau  les plus fréquentes dans la colonne y réservée sont les suivantes:

– Pour application,
– Pour exécution,
– A toutes fins utiles,
– Pour information,
– Pour en tenir compte,
– Pour visa,
– Pour approbation,
– Pour contrôle,
– Pour éléments de réponse,
– Pour suite à donner,
– En réponse à votre lettre n°…du…,

4. Le procès-verbal

D’après le Larousse, 2008, le procès-verbal est un «  Compte rendu  écrit  des débats et des travaux d’une réunion, d’une assemblée, etc. ». On remarque, dans cette définition, l’emploi du  terme compte-rendu pour définir le procès-verbal.

L’appellation « procès-verbal » est   très critiquée. Néanmoins, elle demeure imposée par la coutume rédactionnelle française. À titre d’exemple, ce document  n’est pas verbal. Au contraire, il est obligatoirement écrit. Le Larousse n’a-t-il pas employé le terme compte rendu pour mettre en exergue cette contradiction ?

Mais pourquoi ce procès est qualifié de « verbal », alors qu’il est  écrit ? L’explication qui nous parait la plus probable est celle proposée par Serge Braudo, avançant que  « dans les temps anciens certains agents publics étaient illettrés. Ils faisaient donc un rapport oral à leur supérieur hiérarchique des diligences dont ils avaient été chargés. Bien que la situation soit, de nos jours, devenue différente, le mot verbal est resté et le procès-verbal revêt de nos jours la forme écrite» (https://www.dictionnaire-juridique.com/definition/proces-verbal.php).

Selon Jacques Gandouin (Correspondances et rédaction administratives, 1966, p.132), « Il y a deux sortes de comptes rendus :

En premier lieu, le compte rendu, que l’on appelle parfois improprement procès-verbal, est un document qui relate les débats d’une commission. Il est le plus souvent « analytique» c’est-à-dire qu’il se borne à rappeler l’essentiel des discutions et des résolutions.

Mais, lorsque l’importance des sujets ou la qualité de l’assemblée l’impose, les débats sont parfois reproduits in extenso c’est ce qu’on appelle le compte rendu sténographique. Cette forme de compte rendu est notamment utilisée dans les conférences internationales et dans les assemblées parlementaires.

Dans les autres cas c’est presque toujours le compte rendu analytique (le procès-verbal) qui est adopté. ». En plus, pour installer une nouvelle recrue, l’administration publique établi un procès-verbal d’installation. Le procès-verbal est  désigné, communément,  par l’abréviation P.V.                                                                                                                                   

4.1 Les types  de procès-verbaux

Pour simplifier, on dira qu’il existe plusieurs types de procès-verbaux. Cependant, dans l’administration publique, les procès-verbaux les plus utilisés sont :

– Le procès-verbal de réunion,                                                                                      – Le procès-verbal d’installation. 

4.1.1  Le procès-verbal de réunion 

Le procès-verbal de réunion est un  écrit  administratif  dans lequel son auteur relate les paroles et les circonstances  qu’il a entendues ou constatées, à l’occasion d’une réunion officielle. Le procès-verbal de réunion comprend les éléments suivants :

  • L’entête,
  • Le timbre,
  • Le numéro d’enregistrement (Selon le cas, il est numéroté ou laissé sans numéro),
  • Le titre « Procès-verbal de réunion du (date en chiffre) de la commission de… »,
  • Le prologue : Il remplace l’introduction. On y précise la date de la réunion en toutes lettres, le lieu de la réunion  et le nom et la fonction du président,
  • Les noms et prénoms des membres présents,
  • L’ordre du jour (Objet de la réunion),
  • La formulation des débats,
  • Formulation de l’avis précis de la commission à l’unanimité ou à la majorité et de l’avis prépondérant du président, le cas échéant,
  • La formule de clôture,
  • Le nom, fonction et signature du président et cachet officiel,
  • Le nom et signature du secrétaire de séance, si cela est prévu par la réglementation,
  • Émargement (signatures des membres présents),

Dans les cas  où le procès-verbal est composé de plusieurs pages, il est très recommandé que toutes les pages soient  numérotées et surtout signées par les membres réunis, afin d’éviter tout éventuel  changement ultérieur malintentionné.

4.1.2  Le procès-verbal d’installation    

Le procès-verbal d’installation est le document qui officialise, à compter d’une date précise,  le commencement de l’exercice effectif d’un fonctionnaire ou agent public recruté, promu ou muté  auprès d’une administration publique.

Il est la pièce par laquelle est affirmée la présence physique du concerné au sein de l’administration  publique. A cet effet, le procès-verbal d’installation est co-signé par l’intéressé installé et l’autorité ayant pouvoir de nomination.  Ainsi, la  rémunération est servie à compter de la date précisée sur le procès-verbal d’installation.

Aussi, le procès-verbal sert à déterminer l’expérience professionnelle, la  durée du premier congé annuel, l’ancienneté requise pour la mise à la retraite etc.

Présentation du Procès-verbal d’installation

Généralement, dans l’administration publique algérienne, Le procès-verbal d’installation comprend :

  • L’en-tête,
  • Le timbre,
  • Le titre « Procès-verbal d’installation »,
  • Le premier paragraphe : commence par la date en toutes lettres,
  • Le deuxième paragraphe : l’expression « En foi de quoi… », clôture la rédaction, en signalant que l’intéressé(e) a signé le P.V avec l’autorité l’ayant installé(e),
  • La signature de l’intéressé(e),
  • Le nom et le prénom, la signature, la qualité de l’autorité signataire, et le cachet de l’administration.

5. Le compte-rendu

Le compte-rendu est un écrit administratif, destiné à un supérieur hiérarchique, signé par son rédacteur, après sa  participation à une réunion, ou suite à l’accomplissement d’une mission ou à la constatation d’un fait. Il rend compte de ce qu’il a vu, entendu ou constaté. Cependant, ce document ne doit pas contenir d’analyse ou de propositions. En somme, il existe deux types de compte-rendu : le compte rendu de réunion et le compte rendu d’activité.

5.1 Le compte rendu de réunion 

La tenue des réunions internes, périodiques ou exceptionnelles, est une nécessité pour le fonctionnement de toutes les organisations publiques ou privées. Aussi, des réunions intersectorielles sont organisées, regroupant  les représentants  de plusieurs institutions et administrations publiques et organisations économiques.

Parfois, un fonctionnaire est désigné pour participer à une réunion afin de rendre compte à son supérieur hiérarchique, de manière détaillée, sur les débats, les décisions prises ou  avis émis, au sujet d’une question traitée par les membres. Le compte-rendu permet au supérieur hiérarchique d’être informé afin de prendre les dispositions adéquates. Le compte-rendu de réunion comprend les éléments suivants :

  • Le timbre,
  • Le lieu et la date,
  • Le titre « Compte rendu de la réunion du 02 Janvier 2018 relative à… ». Dans ce cas, le titre est suffisamment explicite. L’objet est intégré dans le titre. On peut retenir le titre « Compte-rendu de la réunion du 02 Janvier 2018. », sans autre précision (Yolande Ferrandis, 1996),
  • L’objet est nécessaire, dans le cas où il n’est pas intégré dans le titre,
  • Le corps du compte-rendu qui est Composé généralement d’une introduction précisant le lieu et la date de la réunion, noms et prénoms du président et des membres présents, d’un développement et d’une conclusion),
  • Nom, prénom, fonction et signature de l’auteur du compte-rendu, généralement le secrétaire de séance.
5.2 Le compte-rendu d’activité

L’administration publique est un espace organisé très actif. Il est très fréquent d’y enregistrer des incidents, des faits, des comportements ayant une incidence sur les biens et les personnes.

Ainsi, dans certaines circonstances le fonctionnaire est tenu de rendre compte sur ce qu’il a vu ou entendu ou constaté. Pour ce faire, il rédige un compte rendu pour informer son supérieur hiérarchique.

Le compte-rendu d’activité peut être dressé suite à l’exécution d’une tache, à une  dispute entre personnes, à un comportement d’un usager du service public,  à l’endommagement d’un matériel, à la constatation d’une panne ou d’une  bonne exécution, à la  falsification d’un document, au contrôle de l’état des stocks etc.

Par conséquent, sa rédaction nécessite davantage de prudence. Une rédaction imprudente peut être à l’origine d‘une poursuite judiciaire à l’encontre du fonctionnaire rédacteur.

Le compte-rendu d’activité comprend les éléments suivants :

  • Le timbre,
  • Le lieu et la date,
  • La fonction du destinataire (supérieur hiérarchique),
  • L’objet : Compte rendu relatif à…,
  • Référence, le cas échéant,
  • Les pièces jointes, le cas échéant,
  • Le texte du compte-rendu (introduction, développement, conclusion),
  • Le nom et prénom, fonction et signature du rédacteur du compte-rendu d’activité.

 

6. Le rapport

Le rapport est un écrit administratif, adressé à un supérieur hiérarchique, caractérisé par l’exposition, l’analyse et la proposition. Les propositions du rapport «  seront rédigées au conditionnel, ce qui souligne la liberté pour le destinataire de les approuver ou les rejeter » (Jacques Gandouin, 1966, p.134).

 Le rapport Se distingue  du compte rendu et du procès-verbal par l’analyse, la proposition et les formules d’introduction et de conclusion. 

En cas où il existe un responsable hiérarchique intermédiaire, ce document est  transmis, à l’instar de la lettre en forme administrative et du bordereau d’envoi, avec la mention « sous couvert de M… ».

Exemple :

                                                              Rapport

                             À Monsieur la ministre de la santé, de la population                                  et de la réforme hospitalière (Direction générale de la prévention)

                               S/couvert de Monsieur le Directeur de la santé                                                        et de la  population de la wilaya de Bordj Bou Arreridj

 

Dans ce cas, le rapport est transmis au directeur de la santé de wilaya, qui le transmet au ministre de la santé.

Le rapport comporte les éléments suivants:

  •  L’en-tête, 
  • Le timbre,
  • Le numéro d’enregistrement (selon le cas),
  • Le lieu et la date,
  •  Le destinataire,
  •  Le titre « Rapport relatif à… », 
  • Les références(le cas échéant),
  • Les pièces jointes(le cas échéant),   
  • L’introduction,  
  • L’analyse, 
  • La conclusion,
  • La fonction , la signature et l’identité de l’auteur, et le cachet  de l’administration. 

Modèle de rapport

Rédigé durant mon activité  à l’ex- secteur sanitaire de Béni-Abbés, Wilaya de Béchar, Algérie (reformulé).

 

République algérienne démocratique et populaire

Wilaya de Béchar                                                            Beni-Abbés, le……….    Secteur sanitaire de Béni- Abbés                                                                                          N°……/SSB/DFM/2001

À Monsieur

            Le Ministre de la santé, de la population et de la réforme hospitalière                                             Direction des finances et des moyens                                                                  S/couvert de Monsieur le directeur de la santé                                     et de   la population de la Wilaya de Béchar

Objet : Rapport relatif à l’exercice budgétaire 2001.                                        P.Jointes :  – Situation Financière du 1er semestre 2001,                                                                –  Prévisions budgétaires 2002.

J’ai I ‘honneur de porter à votre connaissance que lors de la réunion du …/…/2001, tenue au niveau de la direction de Ia Santé et de la Population de la Wilaya de Béchar, relative  à la répartition du Budget global des établissements de santé publique, il a été décidé de vous proposer la dotation du Secteur Sanitaire de Béni-Abbés, au titre de I‘exercice budgétaire 2001, d’une somme de 200.103.000,00 DA.

Au titre de l’année 2002, les prévisions budgétaires globales étaient estimées à 233.871.300,00 DA. Quant aux crédits alloués à notre établissement Pour I ‘exercice budgétaire 2001, ils s’élevaient à 200.103.000,00 DA.

L’analyse qui suit, sera développée par référence aux crédits alloués effectivement pour l’exercice 2001, et en fonction des particularités du Secteur Sanitaire de Béni-Abbés.

Dans ce contexte, Il est opportun de souligner  que les prévisions concernant la formation sont en deçà des exigences de cette activité. L’éventuelle diminution des crédits y afférents pourraient causer des difficultés financières de taille.

En effet, en matière de formation, la somme de 273.000,00 DA ne peut supporter les dépenses liées aux activités de la formation. La distance de 250 km du chef-lieu de wilaya et de 1300 km de la capitale, engendre continuellement des contraintes financières.

Ainsi, et à titre d’exemple,   la formation continue de quatre(4) jours, en faveur d’un fonctionnaire, à l’ENSP d’Alger,  exige  une dépense moyenne de 10.000,00 DA, pour   le billet d’avion et frais de déplacement réglementaires.

Le montant pour la prise en Charge effective du programme national de formation (C.E.S. – P.G.S. – PLD – PCD.) dépasse largement les crédits sus-indiqués. Il convient que le critère  « déplacement » des zones du sud vers le nord soit pris en considération pour l’estimation du coût de la formation continue.

La réalité nous a confirmé que l’éloignement des grands centres urbains d’approvisionnement a un coût incontournable. Effectivement, présentement, les crédits pour l’année 2000 affectés à l’alimentation sont dépensés à 100%. En outre, une créance de 1.455.521,75 DA demeure impayée.

Par ailleurs, il est plus que nécessaire de signaler l’éventuelle incidence financière négative que pourrait engendrer la diminution des dépenses pour l’approvisionnement en  médicaments de 2.000.000,00 DA prévus pour la régularisation des dettes antérieures.

Il est de mon devoir d’expliquer, tôt, mon inquiétude au sujet de cette probabilité. La distribution de médicaments entre 32 unités composant le Secteur Sanitaire est une contrainte qui ne peut être qu’exigeante. la situation est aggravée davantage par le fait que la quasi-totalité des zones où sont implantées les structures extra-hospitalières souffrent de l’inexistence d’officines pharmaceutiques.

Dans ce même ordre d’idée, il y a lieu d’évoquer qu’un nombre assez important de citoyens, résidant initialement au chef-lieu de wilaya, sont pris en charge par le Secteur Sanitaire de Béni-Abbés, en matière d’actes chirurgicaux considérablement coûteux.

En plus, le recrutement de praticiens médicaux spécialistes en Pédiatrie et en Ophtalmologie a augmenté le taux d’occupation des lits , ainsi que  la consommation de produits et médicaments.

Les propositions de dépenses pour le financement des actions spécifiques de prévention ont fait apparaître une diminution de 750.000.00 DA. Cela m’oblige à mettre en évidence certaines réalités.

La stratégie nationale de santé publique est focalisée principalement sur le préventif. Le renforcement des efforts fournis, des années durant, est nécessaire notamment dans le cadre du nouveau calendrier vaccinal.

La multiplicité des unités extra-hospitalières éparpillées nous renseigne clairement sur la quantité de produits, vaccins et sérums en mesure de réaliser un taux de couverture médicale  préventive acceptable.

La situation est plus inquiétante du fait que le service de médecine préventive enregistre un taux de perte élevé, dû à la pluralité des unités extra-hospitalières et aux vaccins présentés sous forme de multi-dose.

J’ajoute, dans ce contexte, que Ie relevé épidémiologique de 1999 et 2000 met en exergue I ‘apparition de plusieurs maladies épidémiologiques, nécessitant une lutte coûteuse.

La diminution des crédits afférents aux actions de prévention pourrait      constituer  un handicap pour le financement des programmes nationaux en matière de R.A.A , malnutrition, trachome en milieu scolaire, P.M.I, santé reproductive, Tuberculose, Paludisme et des supports d’information .

Compte tenu de ce qui précède, je vous propose de bien vouloir maintenir, pour l’exercice 2002, à défaut d’augmentation, les crédits accordés en 2001 relatifs aux activités, objet de notre analyse.

Veuillez agréer, Monsieur le ministre, ma considération distinguée.

                                                                                         Le directeur

                                                                      (Signature, Nom et  prénom, cachet                                                                                  rond de l’établissement)

 

 

7. L’arrêté ou décision

 En Algérie, le système de la carrière est le choix consacré dans le secteur  de la fonction publique. En effet, le  statut général de la fonction publique de 2006 est appliqué aux fonctionnaires exerçant dans les institutions et administrations publiques.

 Sans doute, ce choix est soutenu par le système de la contractualisation constituant l’exception qui confirme la règle. Le système de la carrière implique que le management public des ressources humaines soit appliqué par l’utilisation des documents administratifs appelés arrêtés ou décisions, selon le cas.

Dans ce contexte, il est entendu par arrêtés ou décisions individuels les écrits administratifs relatifs à la gestion de la carrière des fonctionnaires.

En management public des ressources humaines, la gestion de la carrière des fonctionnaires est mise en œuvre par arrêté ou décision portant nomination, intégration, titularisation, avancement d’échelon, promotion au grade supérieur, détachement, mise en position hors cadre, mise en position du service national, attribution d’indemnités ou primes etc. 

Néanmoins, les arrêtés réglementaires sont des outils juridiques pour gérer les activités des services publics. Ces arrêtés sont pris par les ministres, par  les walis (préfets) et par les présidents des assemblées populaires (Maires). L’arrêté (ou décision) individuel  comprend les éléments suivants :

  • L’en-tête,
  • Le timbre,
  • Le numéro d’enregistrement,
  • Le titre « Arrêté », « Décision »,
  • La fonction de l’autorité signataire,
  • Les visas,
  • La mention de proposition «  sur proposition de M… »,
  • Le verbe «  arrête »s’il s’agit d’un arrêté, ou « décide » s’il s’agit d’une décision,
  • Les dispositions formulées en un article ou plus,
  • La formule d’exécution contenue dans le dernier article qui charge les responsables de l’exécution de l’arrêté ou de la décision,
  • Le lieu et la date,
  • Le nom, le prénom, la fonction de l’autorité signataire, et le cachet de l’institution ou l’administration publique.

 Modèle d’’arrêté (ou décision) individuel

 

                                                         En-tête

Timbre

Arrêté  (ou décision) 

de recrutement par voie de concours sur épreuves

Le directeur de (citer l’autorité investie du pouvoir de nomination),

– Vu l’ordonnance n°06-03 du 15 juillet 2006 portant statut général de la fonction publique,

– Vu le décret présidentiel n°07-304 du 29 septembre 2007 fixant la grille indiciaire des traitements et le régime de rémunération des fonctionnaires,

– Vu le décret exécutif n° 90-99 du 27 mars 1990, relatif au pouvoir de nomination et de gestion administrative à l’égard des fonctionnaires, agents des administrations centrales, des wilayas et des communes ainsi que des établissements publics à caractère administratif en relevant,

– Vu le décret n°…… du ……. portant création de (préciser les références du texte pour les établissements publics),

– Vu le décret exécutif n°…..du…….portant statut particulier des (corps d’appartenance), notamment son article……,

– Vu l’arrêté interministériel du ……fixant les modalités d’organisation des concours, examens et tests professionnels ainsi que les programmes correspondants pour l’accès aux corps des……,

– Vu l’arrêté n° ……. du ………. portant ouverture du concours sur épreuves pour l’accès au corps……….… grade……………,

– Vu le procès-verbal n°…….du………………portant proclamation des résultats définitifs du concours sur épreuves pour l’accès au grade de……………….,

– Vu le diplôme n°….de (préciser la spécialité du diplôme), délivré à  (nom et prénoms) par….…,

– Vu la justification vis-à-vis du service national n° …….du….,

– Vu le procès-verbal n°……….du…………portant installation de l’intéressé(e)       à compter du ……..

Sur proposition de (généralement, le directeur des ressources humaines),

                                            Arrête  (ou décide)

 Article 1er : M. (nom et prénoms) est nommé(e) en qualité de stagiaire dans le corps des…… grade ……catégorie…. point indiciaire……à compter du……, date de son installation.

Article 2: MM. Le (autorité administrative habilitée) et le trésorier……. sont chargés de l’exécution du présent arrêté (ou décision).

                                                                                   Fait à Adrar, le……….. 

                                                                Fonction, signature, identité du signataire                                                                  et cachet rond de l’administration

 

 8. L’avis

L’avis, dans la fonction publique, désigne l’écrit administratif par lequel l’institution ou l’administration publique informe, par affichage et/ou  publication, sur sa volonté de recruter des agents publics, ou de proposer  des offres  relatives à l’exécution de travaux ou acquisition de matériel.

La publication de l’avis d’appel d’offres en Algérie est prévue par les articles 39 et 40 du  décret  présidentiel n° 15-247 du 16 septembre 2015 portant réglementation des marchés publics et des délégations de service public (joradp n° 50-2015).

 L’avis de presse écrite doit être publié à l’occasion des concours et tests professionnels ( article 12 du décret exécutif n° 12-194 du 25/05/2012 fixant les modalités d’organisation et de déroulement des concours, examens et tests professionnels au sein des institutions et administrations publiques, joradp n°26-2012).  L’avis comprend  les éléments suivants :

  • L’en-tête,
  • Le timbre,
  • Le titre :« Avis de …… n°… /2019 »,
  • Le texte de l’avis,
  • Le nom, prénom, fonction et signature de l’autorité compétente, ainsi que le cachet de l’administration. Ces éléments, d’habitude, ne paraissent pas dans l’avis publié dans les journaux,

 

                                  Modèle d’avis de consultation 

 

RÉPUBLIQUE ALGÉRIENNE DÉMOCRATIQUE ET POPULAIRE

WILAYA DE …………….                                                                                                            ETABLISSEMENT PUBLIC  DE SANTE                                                                                                            DE PROXIMITÉ DE …………………….                                                                                                           NIF ………………………………………….

                                                AVIS D’APPEL D’OFFRES NATIONAL OUVERT                                                        AVEC EXIGENCES  DE CAPACITÉS MINIMALES N°……/2019

 L’établissement public de santé de proximité de …………… lance  un appel d’offres ouvert avec exigences de capacités minimales au titre  de l’année 2018, relative à l’acquisition des fournitures ci-après désignées :

 – Lot  N° 01 :   Antiseptiques,                                                                                     – Lot  N° 02 :   Anesthésie dentaire,                                                                           – Lot  N° 03 :   Produits et consommables dentaires,                                                 – Lot  N° 04 :   Réactifs et produits de laboratoire,                                                     – Lot  N° 05 :   Films et produits radiologiques,                                                         – Lot  N° 06 :   Seringues, perfuseurs, aiguilles et micro-perfuseurs.

Les entreprises intéressées par cet appel d’offres sont invitées à retirer le cahier des  charges auprès de la sous-direction des  finances et des moyens de l’établissement public de santé de proximité de ………….

Les offres doivent comporter un dossier de candidature, une offre technique et une offre financière, dont les pièces sont énumérées dans le cahier des charges.

Le dossier de candidature, l’offre technique et l’offre financière sont insérés dans des enveloppes séparées et cachetées, indiquant la dénomination de l’entreprise, la référence et l’objet de l’appel d’offres, ainsi que la mention « dossier de candidature », « offre technique » ou « offre financière », selon le cas.

Ces enveloppes sont mises dans une autre enveloppe cachetée et anonyme, comportant la mention « à n’ouvrir que par la commission d’ouverture des plis et d’évaluation des offres – appel d’offres n°… – l’objet de l’appel d’offres ».

La durée de préparation des candidatures est de  dix (10) jours. La date et heure limite du dépôt des candidatures est fixée au……/……/2019  à …… heures. L’ouverture des plis est prévue le……/……/2019  à …… heures.

Le présent avis tient lieu d’invitation de tous les soumissionnaires à  assister à la réunion d’ouverture des plis, le dernier jour de dépôt des candidatures, à …… heures, au siège de la direction de l’établissement public de santé de proximité de …………………….

                                                                              …………..…., le …….……….

                                                                                                                                                                                                        Fonction, signature, identité                                                                               du signataire et cachet de l’administration

 

9. Le communiqué

Le communiqué est un écrit destiné au grand public, par affichage et diffusion audiovisuelle, pour information sur un  événement ou activité, sensibilisation sur un sujet, ou invitation à des manifestations. En matière de santé, à titre d’exemple,  il est très fréquent d’informer les citoyens sur le calendrier vaccinal ou les consultations médicales spécialisées.

Le communiqué comprend les éléments suivants :

  • L’en-tête,
  • Le timbre,
  • Le titre « communiqué »,
  • Le texte,
  • Le nom, prénom, fonction et signature de l’autorité compétente, ainsi que le cachet de l’administration.

          

 Modèle de communiqué  

  RÉPUBLIQUE ALGÉRIENNE DÉMOCRATIQUE ET POPULAIRE

 Wilaya de ………………                                                                                                                            Établissement de santé de proximité de ……..                                                                                          N° ……/……./……… 

  

                                              Programme  des consultations     médicales                                   spécialisées à la polyclinique de …………

Spécialités Journées de consultation Horaire
Cardiologie Dimanche – Mardi – Mercredi et Jeudi 8h à 12h
Dimanche 8h à 12h
Lundi 8h à 12h
Pédiatrie Dimanche 8h à 12h
Mercredi 8h à 12h
Médecine Interne Dimanche – Lundi – Mardi – Mercredi et Jeudi 8h à 12h
Pneumo-phtisiologie Dimanche – Lundi – Mardi – Mercredi et Jeudi 8h à 12h
Dimanche 13h à 16h
Psychiatrie Dimanche – Lundi – Mercredi et Jeudi 8h à 12h
Hématologie Dimanche – Lundi – Mardi et Jeudi 8h à 12h
Gynécologie Lundi 8h à 12h
Mercredi 8h à 12h
O.R.L Mardi 8h à 12h
Gastrologie Mercredi 13h à 16h
Chirurgie générale Dimanche 8h à 12h
Lundi 8h à 12h
Mardi  8h à 12h
Mercredi 8h à 12h
Jeudi 8h à 12h
Jeudi 8h à 12h
Neurochirurgie Lundi 8h à 12h
Néphrologie Tous les Jours de semaine 8h à 12h
Infectiologie Dimanche et Mardi 8h à 12h
Rhumatologie Mardi  8h à 12h
Pneumo-phtisiologie Jeudi 13h à 16h

 

                                                    Fonction, signature, identité  du signataire                                                                           et cachet de l’administration 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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